En este documento ilustraremos todos los pasos necesarios para una correcta Rendición de Cuentas
mostrando desde la configuración de su PC hasta las opciones disponibles para una correcta y fácil
rendición.
Los siguientes pasos deben seguirse preferiblemente en el mismo orden de cómo se enuncian:
1. Configuración Regional (Paso # 1).
El primer paso es configurar los parámetros de Configuraciuón Regional, donde están
establecidos la puntuación y el formato de la Fecha. Estos valores requieren ser ajustados al SIA.
Para modificar la configuración usted debe:
. Click en [Inicio] en la parte inferior de su pantalla.
. Click en Panel de Control.
. Seleccionar la opción de Configuración Regional y de Idioma.
. Seleccionar Inglés (Estados Unidos) como aparece en la pantalla.
. Click en el botón [Peronalizar] para modificar el formato de Fecha.
. Estando en el cuadro de Fecha modificar en el "Formato de fecha corta" escribiendo "aaaa/MM/dd"
. Los demás campos no modificarlos y solo dejarlos tal cual aparecen en las dos pantallas.
2. Configuración de Carpetas (Paso # 2).
El segundo paso es configurar las opciones de las carpetas modificando el parámetro
de ocultamiento de extensiones conocidas. Es muy recomendable siempre mostrar las
extensiones "reales" de un archivo y así evitar entre otra cosas el ingreso de virus
a su computadora.
Para modificar las opciones de carpeta usted debe:
. Seleccionar Mi PC o Explorador de Windows.
. Click en Herramientas >> Opciones de Carpeta.
. Buscar la opción de Ocultar las extensiones de archivo y dejarlo sin selección.
3. Seleccionar el Navegador (Paso # 3).
El tercer paso es seleccionar el navegador de Internet que deba emplearse.
El sistema SIA ha sido probado con resultados excelentes usándose con el
navegador Internet Explorer de Microsoft.
Se ha probado igualmente el navegador Fire FOX sin problema alguno salvo algunas
consideraciones en el uso y no de mal funcionamiento. Por lo tanto se recomienda el
uso del Internet Explorer de Microsoft versión 5.5 en adelante.
Recomendaciones en la configuración de su Navegador:
. Permitir ejecutar programas en JScript.
. Las Cookies habilitadas para el Sitio de la Contraloría únicamente.
4. Seleccionar el acceso a Internet (Paso # 4).
El cuarto paso es seleccionar el acceso a Internet para el proceso de
Rendición de Cuentas. Debido a la baja carga que el SIA impone a la red, si no cuenta
con un acceso de alta velocidad a Internet, no habrá problemas de operación,
salvo el caso que los archivos a rendirse sean de gran tamaño.
Si se dispone de un acceso de Banda Ancha, esta opción es la más adecuada. También si no se tiene
acceso por banda ancha o telefónico, la Entidad puede rendir a través de un Café Internet.
5. Seleccionar la Hoja de Cálculo (Paso # 5).
El quinto paso es seleccionar la hoja de cálculo que deba usar para la creación y/o modificación
de los formatos a rendirse. Se recuerda que aunque NO ES necesario contar con una
hoja de cálculo si es preferible tenerla configurada, por cuanto para las correcciones o
creación de formatos pequeños, esta será una excelente herramienta de trabajo.
Si no cuenta con la hoja de cálculo Excel® usted puede usar la hoja de cálculo Calc®
de Open Office la cual para la Rendición de Cuentas ofrece las utilidades necesarias. Usted
puede obtener una copia gratuita de Open Office en el siguiente sitio de Internet:
6. Solicitar la asignación de un usuario y contraseña (Paso # 6).
En el sexto paso el Funcionario debe solicitar a través del Representante Legal de la Entidad la
asignación de un usuario y una contraseña, enviando la solicitud al correo electrónico establecido
por la Contraloría.
Recomendaciones para la ssolicitud de usuario y contraseña:
. Solicitar el correo eletrónico donde enviar la petición de asignación.
. Enviar la solicitud al correo.
7. Ingresar al Sistema Integral de Auditoría –SIA (Paso # 7).
En el séptimo paso el Funcionario debe ingresar a la página dispuesta por la Contraloría.
Para este taller deben ingresar a la siguiente dirección de Internet, donde digitará el usuario
asignado (U??) junto con la contraseña 123, donde las interrogaciones del usuario son el número que
se le da al momento del registro: http://tallersia.siacontralorias.gov.co
8. Cambiar la contraseña personal (Paso # 8).
Una vez se haya ingresado a la página, se debe por seguridad cambiar inmediatamente la
contraseña 123 por una personal, así su información será confidencial.
Para efectuar este cambio seleccione en el Menú del Sistema ubicado en la parte superior
izquierda la opción cambar contraseña personal, donde usted debe suministrar la clave anterior
y la nueva clave reconfirmando su valor.
9. Crear la carpeta donde se graban los archivos de la Rendición de Cuentas (Paso # 9).
El funcionario debe crear una carpeta que guarde los archivos para la Rendición.
Este taller incluye un archivo .ZIP que almacena todos los archivos para efectuar el taller. Para bajar el
archivo usted debe dar click aquí:
10. Impresión de los códigos de cuenta (Contable, Ingresos y Gastos) y cada Formato asignado (Paso # 10).
En la parte superior derecha de fondo azul aparece la opción “Guía para la Rendición de Formatos”
donde el funcionario encontrará los tres catálogos de cuenta para el Plan Contable, Presupuesto de Ingresos y
Presupuesto de Gastos, y la lista/bajada de formatos obligados a rendir. Esta impresión debe ser distribuída
entre el personal responsable de la rendición de cada área.
En esta misma pantalla en la parte izquierda encontrará los formatos que conforman la Rendición de su Entidad.
Si aparece dicha lista vacía deberá informarlo por cuanto puede tratarse de un error. Para efectos de este taller
solo rendiremos un total de 5 formatos, donde dos de ellos no se rendirán, por cuanto supondremos que no aplican
a la Entidad.
11. Iniciar el Diligenciamiento de los formularios solicitados (Paso # 11).
Una vez cumplidos los pasos anteriores, solo basta el diligenciamiento de cada uno de los formatos.
Recomendaciones para el diligenciamiento:
. Ir al programa "Administrador de Expedientes", seleccionando cada formato (.CSV) por rendir con el botón "Examinar"
. Una vez subido un formato el sistema verifica la consistencia creando un .FMT si todo está correcto.
. Ver en los archivos .LOG el resultado de la subida de un archivo en particular
. Los formatos pueden subirse en cualquier orden.
12. Tipos de archivos que conforman la Rendición de Cuentas.
La siguiente es la lista de Tipos de archivo que deben manejarse durante el proceso de Rendición:
FORMATO_200801_F01_AGR.CSV
(Formato de rendición)
FORMATO_200801_F01_AGR_ANEXOS.XLS
(Anexos a los formatos)
FORMATO_200801_F01_AGR_NOAPLICA.JPG
(Anexo para definir si no aplica)
FORMATO_200801.JPG
(Formato para Cierre de una Rendición)
13. Secuencia y Proceso de una subida de formato.
Cada vez que se sube un archivo .CSV el sistema lo procesa de la siguiente manera.
Paso a paso que sigue el sistema:
. Se incorpora el archivo .CSV al expediente de cada vigilado.
. Se copia la totalidad del formato .CSV a matrices en memoria.
. Se analiza el contenido de cada columna fila por fila.
. Se reporta en el archivo .LOG todo el resultado de la subida haya o no errores.
. Si no hay errores se crea el archivo .FMT indicando del éxito de la subida.
. Se borra el archivo .CSV concluída la operación haya o no errores. Siempre se borra.
Usted debe tener en cuenta lo siguiente:
. Usted puede subir los formatos en el orden y veces que desee.
. Si no se borra el .CSV enviar nuevamente el formato que falló, esto debería corregir el error.
. Puede subir formatos hasta el plazo brindado y que NO haya cerrado la rendición.
. Siempre consulte el .LOG para visualizar el estado de una subida.
